2008年7月7日月曜日

粒度の小さいタスク管理 – Google の タスクガジェット と RTM の併用

頻繁に発生する短時間の「待ち」

素早くアクセスできるインターフェイスは何よりも勝る。例えば、調べたい事柄があり、ネットで検索しメモしておきたい場合、すぐに Google ノートブックを使う。なぜなら、ブラウザのアドオン経由で即座にメモできるためだ。 Tumblr の場合、タンブりたい内容があったら Tomboo を使う。いちいち 本家のブックマークレットなんて使ってられない。ネットを見ていると表示されるのが遅いサイトがある。そういうサイトへは足が向かなくなる。ほんの 2, 3 秒だけれど、人間において処理の流れを中断させる「待ち」というのは「悪」である。「 8 秒ルール」という言葉があったが、

8秒ルール(はちびょうルール)とはウェブサイトを構築する際のガイドライン・経験則の1つ。利用者がそのサイトを訪れてから、ページ全体の内容が表示されるまでに8秒以上を要すると、利用者は待ちきれずに他のサイトに行ってしまい、再び戻ってくることが非常に少ないとされる。

(8秒ルール – Wikipedia より)

はっきり言って、 8 秒も待つほど暇でない。というか、頻繁に遭遇する短かい「待ち」というものが、かなり心理的なストレスになる。

しかし、世の中自分の思うようにいかないことはたくさんある。人間関係しかり、また、コンピュータもしかり。そういう場合、なんとかして折合いをつけなければならない。だから、そういったことを回避するための便利なツールはないかと探すことに結構時間を費す。手段が目的と転倒しそうなほど熱心になってしまう。 ^^;

 

後でやる「待ち」

PC を使っていて、「待ち時間」はいたるところで発生する。先に挙げたようにサイトの表示が遅かったり、PC に負荷のかかる処理をさせたり。しかし、それ以外にも「待ち」は発生する。「思い付き」という割り込みによる思考の「待ち」だ。

何か作業をしていると、その作業だけで完結する場合もあれば、やりながら「あれもやりたいこれもやりたい」というように TODO が樹状的に広がることがある。本質的な作業が、枝葉末節の副次的な作業によって、また、ちょっとだけと思ったら意外にやることが多かった派生作業によって、「待ち」の状態になってしまうことはよくあることだ。そういった思い付きの声に従い全部こなしていると、作業はいつまでたっても終わらない。終いにはそもそも自分が何をやっていたのか忘れてしまうこともある。そういうとき、後回しにできるものがあったら、可能な限りどんどん先送りするのがよい。しかし、これが本当に曲者だ。

「えーと、これが終ったら、後であれをやろう ...」

… 3 分後 …

「あれ、何やるんだっけ?」 ^^;

思い付いたときは、絶対に後でやることを忘れない自信がある。「絶対に忘れるわけない」と思うことを忘れる。老化現象? ^^; いや、まぁ、そうかもしれないけど ... しかし、老化現象で片付けていてはおもしろくない。

これまでそういったことに対して色々と工夫をして対処しようとしてきた。RTM を使ったり、手書きのメモを使ったり。 (cf. バブルマップ、結局こんな風に使ってます) しかし、どうも 100 % しっくりくることがなく、今一長続きしない。ある一定期間「これいいわぁ~」と思って試したりするんだけれど。なぜだろうか?

 

RTM の向いてないところ

まず、RTM について。これはオンラインで TODO を管理するためのツール。 Google ガジェットを使えば素早く入力できる。しかし、上記の「後でやる待ち」の管理には向いてない。なぜなら、 RTM は TODO リストをタグ付けしたり、グループ化したりなど、中長期的なタスク管理はしやすいが、作業をしながら数分後にやることを、ちょっとメモしておくことにわざわざ使おうという気にはなれない。ここに記入するには、おおげさに感じるためだ。

そして、RTM が「後でやる待ち」の用途に決定的に不足していることは、リストの並び換えを自由にできないことだ。 RTM 上ではリスト内の項目を「優先度、期日、タスク名」でしか並び換えることができない。リストの各項目をつかんで移動させるという直観的な操作が提供されていない。

 

バブルマップですべててきなかった理由

オンラインのツールではなくて、アナログなツールの利点は、書くときの書式の自由度。しかし、反面、同一紙面上では並び換えはできないし、完了できない項目があった場合、それを転記しておかないと管理がしにくくなっていく。そして、アナログなツールでもっともやっかいなのは、物理的な場所をとってしまうこと。それと、普段キーボードに手をのせて作業をしていることが多いので、そこからペンを持って書くという行為をしなくてはいけないことは手間。ちょっとしたことでも、これが結構面倒。 (机の上が広くて綺麗なら、問題にならないかも。 ^^; )

まぁ、そもそもバブルマップを管理する TODO の粒度が大きいものに使う分には問題ない。これを「後でやること」という比較的粒度の小さいものまで書き留めて管理しようとしたのが間違いなのかもしれない。

 

要件

さて、自分に必要なことが徐々に見えてきた。やりたいことをまとめると次のようになる。

  • 比較的粒度の小さいタスクを管理したい。
  • 素早くアクセスしたい。
  • TODO リストの並び換えを簡単に行いたい。

逆にやらないこと。

  • すぐにやる必要のないことの管理。
  • 粒度の大きなタスクの管理。
  • タスクの細かな分類。

 

Google デスクトップ タスク ガジェット

上記の目的に対してシンプルなツールがある。 「Google デスクトップ タスク ガジェット」。当初、「こんな単純なツール使えないな」と思っていたけれど、使い始めたらいい感じ。 ^^

ガジェットを利用するためには、予め Google デスクトップがインストールされていること。ガジェットを追加する方法はこちらを参照。ガジェットの追加画面が表示されたら、ガジェットを追加 > Google 作成 > タスク を追加。

サイドバーで使ってもよいが、素早くアクセスするためには、できるだけ画面中央の文字を入力しやすいところに置いておくのがよい。ガジェットをサイドバーから切離すためには、ガジェットで右クリック > サイドバーからロックを解除 を選択する。

自分の場合、 RTM のガジェットの横に タスクガジェット を配置している。タスクを追加するときは、

  1. Shift 2 回押す。
  2. 「新しいタスクを追加」をクリック

080707-001

タスクの順序を入れ替えたいときは、マウスで上下に移動させることができる。完了のチェックを入れたものは、未完の下へと移動する。

 

タスクガジェットに入力して、なかなか完了しないものや、やる時期を決めたものに関しては、 RTM の方へ転記するという運用にしている。

2コメント:

memo77 さんのコメント...

はじめまして。いつも楽しく読ませてもらってます。
似たようなメモサイトで呟いてます。

http://slimtimer.com/
ここのSLIMTIMERというのはご存知でしょうか。
やりたいタスクをポンと登録して、クリックで作業開始終了を繰り返すことができ、終わったらチェックすると消えます。
つかんで優先順位をつけることはできませんが、個々のタスクの消費時間をあとで集計分析できる点で優位です。
ただ最近、サーバーが1時間ぐらい落ちてるときがあるのがネック。いったん動けばデスクトップだけで動くんですが。

よかったら試してみてください。

kouma さんのコメント...

slimtimer というと時間が計測されるものでしたよね。
ちょっとだけ使ってみたことがあるんですが、計測されている時間が気になってしょうがなくなり、焦ってしまうんですよ ^^;
この辺り、ツールと性格の相性があるような気もします。