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2008年8月17日日曜日

気が重いタスクのこなし方 - 自己満足向上計画

バブルマップの使い道

「バブルマップ、結局こんな風に使ってます」で、それなりに自分の中に定着しつつあるバブルマップ的な手法。特にどういったものに対して使うと決めていなかったけれど、最近この使い方に方向性が出てきた。

バブルマップと言えば、その一番の特徴は、こなしたタスクを塗り潰すときの爽快感。手書きだからいい。手を動かして考え、手を動かすことによってタスクの終了を告げる。コンピュータのクリックで完了とは違うダイレクトな感覚。これが気持ち良さの源泉。 ^^

「気持ちがいい」ということは、それは「気持ちが悪い」ことに対して使うといいかもしれないと考えた。「タスク」と言えば、与えられた仕事や、やらなくてはいけないこと、という負のイメージ的側面がある。自ら生成したタスクだけならいざ知らず、自分の目標をこなすことだけにタスク処理の時間を割くことができるという幸せな人はまれ。やらなくてはいけないこと、期日が決まっている仕事。思い出すだけで嫌な後回しにしたいことはうんざりするほどある。それらタスクを「後でやる」とラベル付けして一時的にストレスから開放されたとしても、いつかはそれと対峙しなくてはならないときが来る。そういうとき、どうすればその嫌な感じを少しでも払拭できるかということが自分にとって結構重要だった。 (@_@;)

 

チケット一枚に過剰に分割

さて、バブルマップ。以前に述べたように、自分の場合は A4 のプリント用紙を半分に切り、それをまた 3 等分して「チケット」のような形にし、キーボードの手前に常備している。いつでも書ける体制。書こうと思った瞬間に紙を探しているようではダメ。 ^^;

最近、ちょっと面倒で手をつけるのが嫌だなというタスクがあった。別にそれほど色々と難しいわけではないのだけれど、とにかく面倒だと感じる。それを一つのバブルマップにして眺めていると、「あれ?このバブルまたこなせなかったよ。」と先送りの毎日。

そこで考えた。「そんなに分割しなくてもいいのでは?」と思うくらいに、過剰にタスクを分割してやること。結果として、先ほど言ったチケット大の大きさの一枚の紙に、少し粒度の大き目のタスクを一つ対応させ、それをどんどん分割して複数のバブルを作る。やらなくてはいけないほんのささいなプロセスでも書き記してみた。そうしたらこれがよかったのか、気が思い面倒なタスクを少し前進させることができた。いや、全体から見れば本当に少しなのだけれど、やれたということが思ったよりも気分がいい。 ^^ タスクをこなせば、馬鹿みたいに簡単なタスクでも、ボールペンでグリグリと消すことができる。そこが爽快。 ^^

 

見通しと結果

で、結局この方法がなぜ良かったと考えたら、細かく書き出すことでやらなくてはいけないことの見通しがよくなったということ。やらなくてはいけないことは、「わかっちゃいるけど、やれない、やりたくない」と自分が認識しているにもかかわらず、意外にその内容をわかってないことがある。自分の中では「わかっちゃいる、わかっちゃいる」と頭の中で繰り返しているにもかかわらず。 ^^; そして、そのようなタスクを分割して書き出してみると、結構その中に簡単にこなせそうなハードルの低いものがあることを発見する。それを見つけたらしめたもの。そこから手をつけていく。こなした結果を塗り潰して結果として残せるところもいい。やったことの跡があれば、それを見て「やったぞ!」という実感がわく。

とにかく、やりだすキッカケを作るということが大事だと感じた。だから、気が思い面倒なタスクができたとき、「その内容本当に自分わかっているのか?」と問い、とりあえずアホみたいに書き出してバブルにするということをするようになった。

最後、タスクが完了したら、そのチケットをビリビリと破る。爽快! ^^ 自己満足、これ重要。

 

まとめ

  • タスクを書き出す紙を一枚のチケットと認識する。一枚のチケットがタスク全体。
  • なるべく細かく分割。わざと分割する。バブルを消すという作業を増やすため。
  • やることと、やったことを明確にする。見通しが立つこと、結果が見えること。
  • 最後にチケットを細かくちぎる。
  • やったぞ自分を褒めてやる。 ^^;

つまり、いかにして「自己満足」を得るかという仕組み。

2008年7月7日月曜日

粒度の小さいタスク管理 – Google の タスクガジェット と RTM の併用

頻繁に発生する短時間の「待ち」

素早くアクセスできるインターフェイスは何よりも勝る。例えば、調べたい事柄があり、ネットで検索しメモしておきたい場合、すぐに Google ノートブックを使う。なぜなら、ブラウザのアドオン経由で即座にメモできるためだ。 Tumblr の場合、タンブりたい内容があったら Tomboo を使う。いちいち 本家のブックマークレットなんて使ってられない。ネットを見ていると表示されるのが遅いサイトがある。そういうサイトへは足が向かなくなる。ほんの 2, 3 秒だけれど、人間において処理の流れを中断させる「待ち」というのは「悪」である。「 8 秒ルール」という言葉があったが、

8秒ルール(はちびょうルール)とはウェブサイトを構築する際のガイドライン・経験則の1つ。利用者がそのサイトを訪れてから、ページ全体の内容が表示されるまでに8秒以上を要すると、利用者は待ちきれずに他のサイトに行ってしまい、再び戻ってくることが非常に少ないとされる。

(8秒ルール – Wikipedia より)

はっきり言って、 8 秒も待つほど暇でない。というか、頻繁に遭遇する短かい「待ち」というものが、かなり心理的なストレスになる。

しかし、世の中自分の思うようにいかないことはたくさんある。人間関係しかり、また、コンピュータもしかり。そういう場合、なんとかして折合いをつけなければならない。だから、そういったことを回避するための便利なツールはないかと探すことに結構時間を費す。手段が目的と転倒しそうなほど熱心になってしまう。 ^^;

 

後でやる「待ち」

PC を使っていて、「待ち時間」はいたるところで発生する。先に挙げたようにサイトの表示が遅かったり、PC に負荷のかかる処理をさせたり。しかし、それ以外にも「待ち」は発生する。「思い付き」という割り込みによる思考の「待ち」だ。

何か作業をしていると、その作業だけで完結する場合もあれば、やりながら「あれもやりたいこれもやりたい」というように TODO が樹状的に広がることがある。本質的な作業が、枝葉末節の副次的な作業によって、また、ちょっとだけと思ったら意外にやることが多かった派生作業によって、「待ち」の状態になってしまうことはよくあることだ。そういった思い付きの声に従い全部こなしていると、作業はいつまでたっても終わらない。終いにはそもそも自分が何をやっていたのか忘れてしまうこともある。そういうとき、後回しにできるものがあったら、可能な限りどんどん先送りするのがよい。しかし、これが本当に曲者だ。

「えーと、これが終ったら、後であれをやろう ...」

… 3 分後 …

「あれ、何やるんだっけ?」 ^^;

思い付いたときは、絶対に後でやることを忘れない自信がある。「絶対に忘れるわけない」と思うことを忘れる。老化現象? ^^; いや、まぁ、そうかもしれないけど ... しかし、老化現象で片付けていてはおもしろくない。

これまでそういったことに対して色々と工夫をして対処しようとしてきた。RTM を使ったり、手書きのメモを使ったり。 (cf. バブルマップ、結局こんな風に使ってます) しかし、どうも 100 % しっくりくることがなく、今一長続きしない。ある一定期間「これいいわぁ~」と思って試したりするんだけれど。なぜだろうか?

 

RTM の向いてないところ

まず、RTM について。これはオンラインで TODO を管理するためのツール。 Google ガジェットを使えば素早く入力できる。しかし、上記の「後でやる待ち」の管理には向いてない。なぜなら、 RTM は TODO リストをタグ付けしたり、グループ化したりなど、中長期的なタスク管理はしやすいが、作業をしながら数分後にやることを、ちょっとメモしておくことにわざわざ使おうという気にはなれない。ここに記入するには、おおげさに感じるためだ。

そして、RTM が「後でやる待ち」の用途に決定的に不足していることは、リストの並び換えを自由にできないことだ。 RTM 上ではリスト内の項目を「優先度、期日、タスク名」でしか並び換えることができない。リストの各項目をつかんで移動させるという直観的な操作が提供されていない。

 

バブルマップですべててきなかった理由

オンラインのツールではなくて、アナログなツールの利点は、書くときの書式の自由度。しかし、反面、同一紙面上では並び換えはできないし、完了できない項目があった場合、それを転記しておかないと管理がしにくくなっていく。そして、アナログなツールでもっともやっかいなのは、物理的な場所をとってしまうこと。それと、普段キーボードに手をのせて作業をしていることが多いので、そこからペンを持って書くという行為をしなくてはいけないことは手間。ちょっとしたことでも、これが結構面倒。 (机の上が広くて綺麗なら、問題にならないかも。 ^^; )

まぁ、そもそもバブルマップを管理する TODO の粒度が大きいものに使う分には問題ない。これを「後でやること」という比較的粒度の小さいものまで書き留めて管理しようとしたのが間違いなのかもしれない。

 

要件

さて、自分に必要なことが徐々に見えてきた。やりたいことをまとめると次のようになる。

  • 比較的粒度の小さいタスクを管理したい。
  • 素早くアクセスしたい。
  • TODO リストの並び換えを簡単に行いたい。

逆にやらないこと。

  • すぐにやる必要のないことの管理。
  • 粒度の大きなタスクの管理。
  • タスクの細かな分類。

 

Google デスクトップ タスク ガジェット

上記の目的に対してシンプルなツールがある。 「Google デスクトップ タスク ガジェット」。当初、「こんな単純なツール使えないな」と思っていたけれど、使い始めたらいい感じ。 ^^

ガジェットを利用するためには、予め Google デスクトップがインストールされていること。ガジェットを追加する方法はこちらを参照。ガジェットの追加画面が表示されたら、ガジェットを追加 > Google 作成 > タスク を追加。

サイドバーで使ってもよいが、素早くアクセスするためには、できるだけ画面中央の文字を入力しやすいところに置いておくのがよい。ガジェットをサイドバーから切離すためには、ガジェットで右クリック > サイドバーからロックを解除 を選択する。

自分の場合、 RTM のガジェットの横に タスクガジェット を配置している。タスクを追加するときは、

  1. Shift 2 回押す。
  2. 「新しいタスクを追加」をクリック

080707-001

タスクの順序を入れ替えたいときは、マウスで上下に移動させることができる。完了のチェックを入れたものは、未完の下へと移動する。

 

タスクガジェットに入力して、なかなか完了しないものや、やる時期を決めたものに関しては、 RTM の方へ転記するという運用にしている。

2008年2月26日火曜日

「スタートアップ」を作業のトリガーにする

いろいろとやることがあると、次回パソコンを起動したときに忘れてしまっていることがある。RTM で管理すればいいのかもしれないけれど、それはちょっとおおげさだと思うことも。

例えば、翌日、ある Excel のファイル上で作業をしなくてはならないことがあるとする。パソコンを終了する前に、そのファイルを「スタートアップ」に登録しておく。こうすれば、翌日パソコンをつけたときに自動的に起動されるので、絶対に忘れないし、その作業にすぐに取り掛かることができる。他の作業が目に入る前にやってしまうのである。 RTM で「 ○○ の Excel ファイルで作業をする」と書くよりも簡単。

080226-001だから、「スタートアップ」フォルダは、デスクトップにショートカットを作成している。すぐにアクセスするためだ。また、作業が終ったときも、すぐに消すことができてよい。

 

方法

「スタートアップ」フォルダは、以下の場所にある。

C:\Documents and Settings\ユーザ名\スタート メニュー\プログラム\スタートアップ

※ 「スタート > すべてのプログラム > スタートアップ」をダブルクリックして表示させると素早くアクセスできる。

2008年1月17日木曜日

RTM (Remeber The Milk) を Google デスクトップ ガジェットで利用する

1. RTM の入力を素早くしたい

タスク (TODO) 管理には、RTM (Remeber The Milk) を使っている。

… とは言ったものの、ブラウザでアクセスする必要があるので、使いこなせていない。^^;

もっと気軽に、素早く入力したい。

 

2. Google デスクトップのガジェットを利用する

Google デスクトップがインストールしている場合、

  • タスクバー より、ガジェット > ガジェットを追加

080117-002

これにより、ガジェットの追加ウィンドウが表示される。

Remember The Milk - Forums / Help / RTM in Google Sidebar によると、以下の URI を検索ボックスに入力して、検索ボタンを押す。その結果、「Remeber The Milk」のガジェットが表示されるので、追加する。

※ 文字列の最後に空白があると、検索しても表示されないので注意。

http://hosting.gmodules.com/ig/gadgets/file/109131591124899821933/myrtm4.xml

080117-005

サイドバーに追加したガジェットを、ドラッグしてサイドバーから取り出し独立させておくと、Shift キーを "トントン" と二回押すだけで、アクティブになるので入力しやすい。

(タスクバー より、 ガジェット > 「ホットキーを有効にする」がチェックされていること。)

 

3. その他

ガジェットの利用に伴い、Charu3 のホットキーを、 Alt 二回で表示されるように変更した。

追記(2012.3.22): Google デスクトップが利用できない場合は、以下を参照。