Google カレンダーで数ヶ月前のカレンダーを表示したい場合、左上に表示されているミニカレンダーを使い、前月に移動を繰り返す。
マウスクリックが面倒な場合、キーボードショートカットを用いる。
キーボードショートカットは ? を入力すると表示される。
遠い過去のカレンダーを表示したい場合、Labs の機能を利用する。
これにより、「年ビュー」と「日付を移動」がカレンダーの右端に表示される。
必要ないときは ▶ をクリックして閉じておくと良い。
Google カレンダーは、複数のカレンダーを作成できる。複数のカレンダーを利用している場合、予定を作成したときに、どのカレンダーに登録するか指定しなければならない。
カレンダーを指定するとき、毎回マウスでセレクトボックスを開き、選択する操作を行うのは面倒。
素早くカレンダーを選択するためには、カレンダーの名前の先頭に、数字や英字を入力しておくのが良い。
これにより、予定を作成するとき、
キーボードだけで、予定を入力できる。
または、入力対象のカレンダーだけ表示しておくと、タイトルの入力だけで済む。
マイカレンダーより、対象のカレンダー名の右にあるセレクトボタンを押し、
このカレンダーのみ表示
を選択する。この後、予定を入力する。
いかん。(+_+) 最近、暑さで脳みそやられてきた。所用で少しの期間、出かけていたのだけれど、帰ってきてから頭の中が迷走している。何をどう計画して、どういう方向へ行けばいのか見えなくなってきた。
というのも、その原因は、出かける前にしていた作業を一時的に中断してしまったために、これまでの進行状況のいくつかの部分を忘れてしまい、どのような計画が最適なのか見えずらくなってしまったため。 ^^;
計画を立てるためのツールと言えば、RTM と Google タスクガジェット、そして、フリーマインドを使っている。しかし、この 3 つツール、使い方を間違えると頭を整理するどころか思考が拡散していき、余計に混乱することがある。
今、必要なのは軌道の安定を計ることであり、方向性を決めること。だから、やらなくてはいけないのはレビュー。「復習」であり「まとめ」ということになる。そして、それを元にして計画を立てなければいけない。わかっちゃいるのだけれど、つい大量に入ってくる日々の情報に惑わされ、新しいものに飛び付いてしまう。悪い癖。
「計画」は、計画する対象によって、非常に大きな粒度の違いが存在する。
今回は狂ってしまったリズムを取り戻すために、
していこうと思う。
なぜ、こんなことをするのかと言えば、拡散しがちな思考を強制的に方向付けるため。レビューの時間をキチンと取り、計画を考える時間もとる。スケジュールに書けばやらざる終えない。これ、ちゃんとできる人にとっては、当り前過ぎるのだけれど、
「GTD を試してみたけれど、レビューができなかったために上手く活用できなかった」
自分のようなタイプの人間には必要。なんでも明示的にするというのが結構大事。
考える作業で、一番楽しい時間は、あまり整合性を考えずに連想と空想によって物事を関連付け、思考を拡散させるとき。無責任に考えほくそ笑む。これ醍醐味。細かいことを考えて、それを一つづつ潰していくのが楽しいと感じる人もいるみたいだが、自分はそういうのは苦手。適当に考える。これほど楽しいことはない。しかし、そればかりだと思考が収束せず、一向に前に進んだと感じることがない。やり過ぎると、逆にストレスにつながることもある。 (+_+) やはり物事にはバランスが必要。
「計画を立て、時間を見積り、評価する」というのは後者に属する。普段は、感覚に頼ることが多いけれど、細かく記録していないので見積りの精度がとても悪い。往々にして、できると考えている時間よりも少な目に見積ってしまう。これが時間を有効に使えない原因の一つ。「見積りしたときの値」と「実際に行った値」を比べることによって、自分の中の時間感覚を養いたい。
スケジュールを管理するためのツールはいろいろある。紙媒体から Web 上のものまで様々。紙媒体という選択も魅力的なのだけれど、ここは一つ Web で管理できるもので、なおかつ後々の連携を考え有名所を使うことにする。となればもう話は決まったようなもので、必然的に (？) Google カレンダーを使うことに。 (実はこれまで何度かチャレンジしては挫折している ^^; )
RTM を使っているならそれでいいのでは？と思うかもしれないが、スケジュールというのは時間軸に沿い、時間という均質な指標を軸にして視覚的に表示されてこそ時間感覚を養えると思うので、今回は Google カレンダーにした。 RTM はあくまでもタスクの管理であって、マクロな時間配分を決めるためのものではない。
ということで、ツールの使い分けの目処も立ってきた。 Google カレンダーでは大雑把に時間の使い方を計画するマクロな視点。その時間の中でのタスクは RTM で管理する。そして、それよりも粒度の小さい極小のタスクは Google タスクガジェットで。
では Google カレンダーをどう使えばいいのか？
再度、当初の要件を書き出しておく。
要件 3 については、このために RTM ではなくて Google カレンダーを使うことにした最大の理由。特に、昨日と明日の予定を見ながら今日の時間配分を決めるときは、
を参考に。
要件 4 については、Prism を用いて Google カレンダーを独立したアプリとして起動するようにした。 (cf. ウェブサイトを Prism for Firefox を使って独立したアプリケーションに変換)
問題は要件 1, 2 。これに関しては、
を参考にした。そこでは、Google カレンダーにおいて「予定」と「実績」の二つのカレンダーを作成し、それぞれに記入する方法が紹介されていた。
次の図の「□大橋の予定」という緑のカレンダーが「予定のカレンダー」であり、朝の時点でお互いにそれぞれの「予定のカレンダー」を登録した状態で仕事を始めます。そして、仕事を片づけながら「実績のカレンダー」である「■大橋の実績」という青いカレンダーに実績を書き加えていくようにします。
(上記より)
上記は、二人で作業を進めていくときのことが書かれていたが、これを一人で行うことに。
後は、時間の見積りの方法が問題となる。これが一番難しい。何か大雑把でもいいから指針となるものはないだろうか？
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上記の本には
「リスクファクター分析」(p64)
という手法が書かれている。これを使うとプロジェクトに必要な時間を 8パーセントの誤差の範囲で見積ることができるらしい。どのくらい有効でメジャーな方法か知らないけれど、指針にしてみることに。
やり方は、
ここが特徴的。
方法が正確にわかっているものとして見積ります。ここでは調査の時間を考慮せず、タスクの完了に必要な時間のみを見積ります。(太字は引用者による, p66)
「方法が正確にわかっていた」としても、経験のないものを見積るというのはかなり難しい。これを次のステップで吸収する。
やや主観的な基準をベースとして、タスクの危険度を決定し、 A ~ F でのランク分けをします。
6 段階、A ~ F の基準を要約すると、次のような感じ。
ただし、基準の横に記載されれている
× ○○
という数値は、最初に見積りをした時間との積をとり、最終的な見積り時間を算出するためのもの。数値は自体は 2 の 0乗、1乗、2乗...となっている。つまり、不確定な要素があるほど、そのタスクの完了までに指数関数的に時間が必要となると仮定しているということ。
最初の見積りのときに、未知の事柄に対して、「方法がわかっているものとする」という前提が難しい。この辺はあまり考えても仕方がないので、
とりあえずそんな風に考えておくことことにする。
において、「 3 日」を選択している。
今日のスケジュールを入力しようとするとき、
今日の計画を立てる。「週表示」だと表示される枠が狭すぎ、「日」表示では、前後の日の予定を把握できない。
「3 日」分のスケジュールを表示をさせるために、「 3 日」のタブをクリックすると、本日から 3 日間が表示されてしまう。表示させたいのは、今日の日付を真ん中に表示させ、前後の日に挟まれるようにしたい。
左上にある「月のカレンダー」において、昨日の日付をクリックしたまま、明日の日付までドラッグする。
これにより、以下のように表示される。
この方法を使うと、月 ~ 金 までを表示させたり、2 週間分を表示させたりできて便利。
例えば、「17:50 から風呂」という予定を入力したいとする。
このとき注意することは、手順 1 に書いたように、入力したい「時間帯」と同じ枠内でクリックすること。
結果、17:50 – 18:50 で 1 時間の長さの予定が作成される。
試しに、上記の手順 1 において、入力したい「時間帯」とは異なるところでクリックしてみる。
例えば、16 時台でクリックして、同様の手順を辿ると、
16:30 – 16:30 に「17:50風呂」という予定が作成されてしまう。
「17:50風呂」の予定を入力したい場合、17時の時間帯をクリックする必要がある。
追記（2012/05/04）：予定の長さが決っている場合は、時刻を指定する。
例えば、「17:50から18:10まで風呂」の予定を入力したい場合、タイトルに「17:50-18:10風呂」と入力する。
[開始時刻]-[終了時刻][予定]
終了時刻と予定の間にスペースは必要ないようだ。
ただし、「17:50-20:10風呂」のように、1時間を超える予定を入力したい場合、最初に時間帯を指定するとき、17時から20時の時間帯を指定しておく必要がある。
また、言語が英語でない正確に入力できない。
上記のように入力した結果、自動的に時刻が調整される。
Google カレンダーで、予定の時刻を入力するには、マウスで範囲を指定する。このとき、指定できる時刻は30分単位。
30分単位よりも細かな時間単位で指定したい場合、予定の作成ボタンを押すか、または、予定の編集を行う。これにより、直接時刻を数値で入力できる。
「新しい予定を作成」するショートカットキーは、
c
日付の入力は、年を省略し、
5/21
のように入力すれば、直近の来たる5月21日が入力される。
時刻の入力は `:’ を入力しなくても良い。
1530
と入力すれば、15:30 としてくれる。
日付を入力するには、Google 日本語入力 を利用すると便利。例えば、
予定の時刻を、マウスで大雑把に入力した後、タイトルに細かな時刻を入力することができる。
例えば、
「午後4時から5時10分まで、お昼寝」
という予定を入力する場合、
1. では、予定の時間の近くでクリックする必要はない。予定のある日と同じなら、どこの時間帯の空白でもよい。
2. の入力のポイントは次の通り。
追記(2007.11.17):
「8:15から9時までごはん」の場合は、「8:15-9am ごはん」というように、「00」を省略する方に、「am」を付ける。
3. の動作は、キーボードで、タブキーと矢印キーを利用することによって、キーボード操作ですませるようにする。
追記(2012/05/03)： 現在、上記の方法で入力することができない。
そのため、言語を英語にして、Quick add 機能を使い、素早く入力している。
言語を英語にするには、
において、言語を English(US) にする。
Quick add を使い予定を入力するには、
ただし、過去、未来の日付の予定を入力するときは、時刻の前に日付を入力する。
「2012/05/03 4pm-5:10 お昼寝」
