Word、LibreOffice で文書の変更と反映 - 変更履歴の利用

1. 他人が行った文書の変更と反映

普段、文書を作成するとき、Google Docs を利用する。なぜなら、変更履歴は記録され、誰がどこに修正を加えたかを把握できるため。しかし、特定の相手と同一の文書をやり取りし、

1. 変更された場所を確実に把握し、
2. それを文書に反映させるかどうか選択する

という用途には、現在のところ向かない。

例えば、最初に

本日は晴天なり

と書いた後に、

「晴天」を「曇天」

に修正したとする。Google Docs の変更履歴（ファイル > 変更履歴を表示）には、以下ように表示される。

（表示されない場合は、変更履歴の「詳細な版を表示」を選択）

他人が変更した場所を把握することはできる。しかし、その変更を承認するかどうか、選択する操作は存在しない。変更を元に戻すには、当該文書の版に戻す操作が必要。

このため、文書の変更を承認する作業が必要である場合、未だ Word または LibreOffice を利用している。

 

2. 変更管理の機能

変更履歴の使い方として、以下の3点を押さえておく。

1. 変更履歴の表示
2. 変更履歴の記録
3. 変更履歴の反映

 

3. 変更履歴の表示

表示履歴を文書上に表示させるには、メニューより、以下を選択する。

• Word  : 表示 > 変更履歴
• LibreOffice : 編集 > 変更 > 表示

 

4. 変更履歴の記録

変更したことを記録するには、変更する前にメニューより以下を選択する。

• Word : ツ－ル > 変更履歴の記録
• LibreOffice : 編集 > 変更 > 記録

Word のショートカットキー

Word では、ショートカットキーとして

Ctrl + Shift + E

が割り当てられている。 Edit の E として覚えればいいので忘れにくい。（ちなみにこのキーの組み合わせは、Gimp において、画像をウィンドウ一杯に広げるときによく使うので馴染みがある。）

マウスで操作するには、ウィンドウ下部の「変更」をダブルクリックする。

Google Cloud Connect を利用している場合

Google Cloud Connect を利用している場合、同期設定を Manual にしておかないと、変更履歴が機能しなかった。

 

5. 変更履歴の反映

Word で変更履歴を表示させ、変更した場合には以下のように表示される。

LibreOffice では以下のように表示される。表示は Google Docs に近い。

変更を反映するには、その場所で右クリックして、各々の操作に対応した「反映」を選択する。