Google ドキュメントで「日誌」のためのテンプレートを作成

使ってなかったテンプレート機能

あるのはわかっちゃいるけれど、使ってない機能はたくさんある。自分にとって Google ドキュメントにおけるそれは「テンプレート」機能。

テンプレートの使用例がわかるテンプレートギャラリーを初めて眺めたとき、それほど使いたいとは思わなかった。「Google ドキュメントでここまで体裁を整えることができるんだ」と感心はしたけれど、自分にとっては必要ない。なぜなら、今のところ書式を揃える必要のある文書はクライアントサイドで動くアプリを使うため。

Google ドキュメントテンプレート via kwout

Google ドキュメントを使う目的

ところで、Google ドキュメントを使う場面は主に以下の二つ。

他人と共有したい文書を作成
頻繁に更新する文書で、かつ、紛失したくないものを作成

当然ながら、体裁は重視しないものに限る。

… とは言ったものの、上記の用途は「何かをまとめる」ために作ることが多いので、内容が増えてくると、意味的な構造を把握しやすくするために体裁を整えることが多い。最初はデフォルトのまま使っていもて、結局は CSS を編集して見出しが強調される設定をする。

テンプレートの代わりに文書をコピーしていた

そのためにわざわざマイフォルダに「テンプレート」を作り、そこに雛形となる文書を作成しておき、必要に応じてコピー。

「毎回面倒だなぁ…」 (+_+)

と思いつつ、それを繰り返していたことに今更ながら呆れてしまう。なぜデフォルトで用意されているテンプレートを長いこと使わなかったのかな？

テンプレートの作成方法

テンプレートを作成するには、

予めテンプレートとなる文書を作成。
Google ドキュメントで、新規作成 > テンプレート を選択。
テンプレートを送信をクリック。

後は、作成したテンプレートを選んで説明を書いて送信。これによりテンプレートが公開ギャラリーに送信される。よって、テンプレートにしたい文書には、名前などの個人情報を記載しないように注意する。

見出しを強調したテンプレート

一番よく使うテンプレートは以下のもの。

先頭に目次
見出しは「赤、青、緑、下線」で強調

この順番で色を使う理由は、本やサイトを読むときの色を付けて情報を構造化する習慣に合わせたため。

「日誌」のためにテンプレートを使う

ちなみに最近は上記のテンプレートを「日誌」を書く目的に利用している。日誌をつけるようになったのは、以下を読んだのがきっかけ。

「航海日誌（ジャーナル）」をつけよう。
自分の現在位置を知るために。

そして「目的地」にたどり着くまで、様々なリソース（時間、気力、お金、……）を管理（manage）するために。 …

「航海日誌」の中心は、「今日はどの方向へ、どれだけ進んだか」の記録である。この記録が累積することで、「現在の位置」を算出することができる。

( 日記でなく日誌をつけよう／読書猿Classic: between / beyond readers より)

上記とは目的と書く内容がちょっと違うけれど、作業記録のために「見出し1」のレベルを日付にして淡々と記述している。

自分のための日誌はほどよい支離滅裂さで書く

やったことは全部ブログに書けたらいいのだけれど、非公開の日誌は

個別事情やら情報・感想
自分が分かる程度の支離滅裂さ

で書けるので別腹で必要。しかし、あまりにも唐突で滅茶苦茶なまま放置しておくと後で意味が分からなくなるので、他人である未来の自分に向けて翌日に見出しを付けてまとめることが多い。

昔と比べると個々の事柄を後で思い出すことができなくなったので、この記録形式は重宝するようになった。 ^^;

テンプレートをすぐに使えるようにブックマーク

よく使うテンプレートは一発で開けるようにブックマークツールバー置いておくと便利。

見出しが目立つ文書 - Google Docs Templates

テンプレートを一覧するためには、

その他のテンプレート

ついでなので、以前に作った段組用のテンプレート。

すぐに忘れる脳みそのためのメモ

2010年6月21日月曜日