2014年1月5日日曜日

Google ドキュメントで特定のフォルダ内の文書を「タイトル」で抽出したい場合、Google Drive を起動し、OS の検索機能を利用する

1. 特定のフォルダ内の文書を「タイトル」で抽出できない

Google ドキュメントではフォルダを作成し、文書を整理できる。特定のフォルダの配下にある文書を「タイトル」で抽出したい。

例えば、「家計簿」というフォルダがあるとする。このフォルダ内から「2013」というタイトルを含む文書を抽出したい。そのために、

  1. 「マイドライブ」から、「家計簿」フォルダを選択。
  2. 検索フィールドに「2013」と入力し検索する。

直感に反し、検索結果には「家計簿」フォルダ以外にある「2013」というタイトルを含む文書も抽出されてしまう。

検索オプションには、特定のフォルダ内を検索する検索演算子はない。

SnapCrab_No-0717

Google ドキュメントのフォルダは、Gmail の「タグ(ラベル)」のような使い方ができる。

しかし、Gmail のようにラベルを指定した検索はできない。

 

2. Google Drive を起動し、OS の検索機能を用いて文書を抽出する

SnapCrab_No-0698特定のフォルダにある文書を「タイトル」で検索するには、OS の検索機能を利用すれば良い。

最初に、Google ドライブをパソコンにインストールする。

  1. Google ドキュメント の左下にある「ドライブをパソコンに接続」をクリックする。
  2. Google Drive をインストールし、起動する。

注意することは、アプリケーションをインストールしただけでは、Google ドライブがパソコンに接続されない。必ず Google Drive を起動すること。

Windows では、スタートメニューより、Google Drive > Google Drive をクリックする。

これにより、「Google ドライブにログイン」のダイアログが表示されるので、ログインをする。

SnapCrab_No-0699

後は、「スタートガイド」に従い、Google Drive を起動する。

SnapCrab_No-0700

SnapCrab_No-0719Google Drive が起動すると、タスクトレイに Google Drive のアイコンが表示される。

Google Drive を一度起動すると、ホームディレクトリの直下に  Google Drive のフォルダが作成される。

このフォルダから検索対象のフォルダを辿り、OS の検索機能で文書のタイトルを絞り込むことができる。

SnapCrab_No-0720