1. 文書の体裁を整えたい
文書を作成するとき、見出しと目次を作成できれば、十分用が足りる。見出しにより、内容を整え、目次で全体を俯瞰する。レイアウトに関する機能はさほど必要なく、Google ドキュメントに実装されている機能でこと足りる場合が多い。
独自のスタイルを定義したい
文書の体裁を整えるためには、「スタイルと書式」の機能を使う。「スタイルと書式」の機能を使うと、段落に適用した体裁をひとまとめの情報として保存し、文書内で統一したスタイルとして扱える。
2012/5 現在、Google ドキュメントでは、新しく独自にスタイルを定義することができない。「見出し」「標準テキスト」などの装飾をカスタマイズできるくらい。そのため、文書の体裁を整えたい場合、Word や LibreOffice を使う。
作成したい文書の例
例えば、何らかの「作業の記録」を残すために、以下のような形式で文書を作成したいとする。作業記録には「日付、時間、作業内容」を記入。各々の項目を先頭を揃え、見やすくしたい。
2. 大雑把に書式を整える
最初に、記述する内容を項目ごとにタブで区切りながら、文書を書く。
次に、「左インデント、1行目のインデント」「左揃えタブ」を大雑把に設定する。
- インデントは、ルーラーのある「左インデント、1行目のインデント」を移動させる。
- 左揃えタブは、ルーラー上でクリックする。
これにより、項目の位置を揃えることができる。
その他、フォントを変更した。
3. 段落と、段落内の改行
ところで、ルーラーで設定した「左インデント、1行目のインデント」は、段落に対して適用される。段落は、
Enter キー
によって、区切られる。そのため、作業記録に「日付、時間、内容」を入力した後に、Enter キーを押すと、新しく段落が区切られ、次の行から「1行目のインデント」の設定が適用される。
「左インデント」を設定した位置で、内容を継続したい場合は、
Shift + Enter キー
を押す。
段落内で改行する:Word ワードの使い方-段落書式 によると、
[Enter]キーを押して挿入されるのが、「改行」だと思ってしまうと段落概念がわからなくなってしまいます。[Enter]キーで入力されるのは、改行記号ではなく段落記号(改「段」記号)で、段落記号で区切られた文章のかたまりが段落です。…
… 改行記号は編集記号が表示される状態になっていれば、グレーで下向き矢印「↓」が表示されます。 …
ここでは「改行」という表現を使っていますが、Wordのヘルプでは「任意指定の行区切り」なんていうなんだかまどろっこしい表現を使っています。なぜ「改行」と表現しないのか...
4. 書式のコピーとペースト
書式を設定すると、デフォルトでは、次の段落も同じスタイルが適用される。しかし、一度別のスタイルを適用すると、次の段落がどのようなスタイルになるかは、適用したスタイルに依存する。
特定の段落の書式をコピペしたい場合、Word の場合、貼り付けボタンの隣にあるボタンを使う。使い方は、
- 書式を設定してある段落にカーソルを移動し、「書式のコピー/貼り付け」ボタンを押す。
- カーソルのアイコンが変わったら、書式を適用したい段落でクリック。
ショートカットキーは、
- Ctrl + Shift + C
- Ctrl + Shift + V
簡単な文書なら、これだけで十分。
5. 新しくスタイルを作成する
上記のように書式のコピペではなく、スタイルを管理したい場合、体裁を整えた後、スタイルを登録しておく。
- メニューより、書式 > スタイルと書式
を選択。文書の右隣に「スタイルと書式」ペインが表示されるので、「新しいスタイル」ボタンを押す。
「新しいスタイルの作成」ダイアログが表示されたら、プロパティの名前にを付ける。ここでは「作業記録」とした。これにより、新しく「作業記録」というスタイルが登録される。
このスタイルには、インデントと、タブと、フォントの情報が記録されている。
6. スタイルの変更
次に、スタイルを微調整するために、スタイルの変更を行った。
「スタイルと書式」ペインに登録された「作業記録」スタイルを 右クリック > 変更。
- ダイアログ左下にある、「書式」ボタンより、「段落」を選択。ダイアログが表示されたら、インデント > 幅 の値を入力する。
- 同じく「書式」ボタンより、「タブとリーダー」を選択。ダイアログが表示されたら、現在設定されている値を「クリア」し、タブの位置に数字を入力し、「設定」ボタンを押す。
- スタイルの変更ダイアログでは、「次の段落のスタイル」として、「作業記録」を選択する。これにより、連続して「作業記録」スタイルを適用した文章を書くことができる。
他の段落にスタイルを適用したい場合、対象の段落にカーソルを移動した後、「スタイルと書式」ペインに登録したスタイルを選択する。
7. スタイルを適用した特定の段落を更新する
「作業記録」を適用した段落で、ルーラーの「左インデント、左揃えタブ」を位置を少し変更したとする。このとき、変更されるのは、カーソルがある段落のみ。
「作業記録」を適用した他のタブにも同じ書式を適用したい。そのためには、「スタイルと書式」ペインにあるスタイル「作業記録」で
- 右クリック > 選択箇所と一致するように更新する
を選択する。
一部の段落を変更したと同時に、他の段落も変更したい場合は、スタイルの変更より、
- 自動的に更新する
にチェックを付けておく。
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